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domingo, 17 de marzo de 2013

¿Se impondrá definitivamente la factura electrónica en España?


No es algo nuevo, ya que el reglamento de facturación anterior (Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido), en sus artículos 20 y 21 y otros, ya se regulaba el tema de la factura electrónica.
Pero es través del nuevo Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación), donde parece ser que se da un impulso importante a la factura electrónica.
La factura electrónica, se regula mediante:
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento de facturación. Arts. 9 y 10, comentado anteriormente.
Consulta de la DGT V0243-13 de 29 de enero de2013, en la que la cuestión planteada por la consultante era la implantación de un sistema de facturación electrónica denominado "factura on line" a través de una nueva web segura de validación de facturas en las que estarán disponibles las facturas de sus clientes. Se pregunta si el sistema de facturación electrónica propuesto es admisible según la legislación vigente.
Recordemos que la factura electrónica es aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en la Ley, haya sido expedida y recibida en formato electrónico (puede ser normal o simplificada).
El reglamento da un trato de igualdad entre la factura en papel y la electrónica. (art. 9 y 10).
El problema es ¿cómo se puede expedir y recibir una factura electrónica?
Al no ser una factura en papel, la factura electrónica, es susceptible de manipulación, por loo que se exige que el sistema de expedición y recepción debe contener unos sistemas de seguridad mínimos.
Estos sistemas mínimos de seguridad, deben cubrir las siguientes exigencias:
-        Deben garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas electrónicas.
-        Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. Estos controles deben permitir a la Agencia Tributaria el acceso y la posibilidad de poder seguirlos y verificarlos.
Por lo que, en mi opinión, existen dos cuestiones fundamentales:
-        Garantizar la autenticidad del origen y el contenido (que no sean falsas) y
-        establecer los controles de gestión para poder verificar de forma fiable la conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
El problema es ¿ésto cómo se consigue?
En principio el Reglamento indica que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho y aplicando controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
Pero, en concreto, ¿qué sistemas garantizan las condiciones impuestas para la factura electrónica? Pues el reglamento indica:
        Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999. Puede ser obtenida mediante el certificado de usuario a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o en la propia Agencia Tributaria.         
        B.-Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), que es un sistema integrado en la Contabilidad, según el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la comisión de 19 de octubre de 1994.
        C.-Mediante otros medios que hayan sido comunicados y aprobados por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.
Pero también se indica que, existe libertad de medios para la emisión de facturas siempre y cuando hayan sido comunicados y aprobados por la Administración Tributaria por lo que en principio no hacen falta caras tecnologías de la información para poder acogerse a la facturación electrónica.
En este mismo sentido, se manifiesta la Dirección General deTributos mediante la DGT V0243-13 de 29 de enero de 2013, al indicar:
- La nueva regulación en materia de facturación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, cumpliendo la finalidad marcada por la Directiva comunitaria, bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica, como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.
 Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
 Si la empresa puede garantizar a través de su propios controles de gestión, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas y de todos los datos incluidos y mostrados en la plataforma del sistema de facturación que pretenden aplicar, creando una pista de auditoría fiable, debe concluirse que, a falta de otros elementos de prueba, el sistema de facturación propuesto para la emisión de facturas electrónicas cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento de facturación. (La consultante es una entidad de telefonía que va a implantar un sistema de facturación electrónica denominado "factura on line" a través de una nueva web segura de validación de facturas en las que estarán disponibles las facturas de sus clientes).

Con independencia de lo anterior, la consultante también podrá poner en conocimiento de la Agencia Estatal de Administración Tributaria los sistemas de control y garantía propuestos para que sean validados con carácter previo a la utilización del sistema de facturación objeto de consulta.
Con independencia de que cualquier otro sistema puede ser válido si es avalado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, como por ejemplo que conserve toda la información en el código de barras o en códigos PDF 417 (marcas que contiene los datos de la factura), pero el sistema debería ser aprobado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
No obstante, el propio reglamento reconoce que el sistema de la firma electrónica pose los criterios exigidos de autenticidad e integridad, y para ello, es necesario dos cosas fundamentalmente:
- Tener una firma electrónica, que puede conseguirse a través de la Fábrica de Moneda y Timbre mediante el certificado de usuario cuya obtención es gratuita
-        - Tener un programa válido para la realización de la factura electrónica. Este programa puede ser el Facturae, que la Agencia Tributaria facilita en una página web, en el que se puede acceder a la información sobre descargas de aplicaciones, utilidades y componentes de la Factura Electrónica (software gratuito). En concreto:
o   Utilidades Facturae
o   Aplicación de Gestión de Facturación Electrónica
o   Desarrollo
Puede verse en Factura electrónica.

Finalmente, recordar que el destinatario de la factura electrónica debe aceptar la misma y dar su conformidad a la recepción de forma electrónica, pudiendo exigir en cualquier momento factura en papel.
Para terminar recodar las ventajas que ofrece la facturación electrónica:
- Ahorro de costes. (2,85 euros por factura)
- Mejora de eficiencia.
- Integración en el proceso informático de la empresa.
- Mejora el cuadre de apuntes.
- Información en tiempo real, ahorro de tiempos.
- Menos errores e incidencias.
- Puede reducir los plazos de cobro.
 Mejora la imagen de la empresa.
- Importante ahorro ecológico por el papel.  Ecológicas.

Un saludo cordial para todos.
Gregorio Labatut Serer









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