Legalización telemática de los libros en el Registro Mercantil hasta el 30 de abril de 2015.

Presentación telemática de los libros en el Registro Mercantil (art. 18 Ley 14/2013)

A partir de la entrada en vigor de la Ley14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, entre otras novedades, se introdujo la legalización obligatoria de forma telemática, ya que en su  lo estipulado en el art. 18 Legalización de libros.

 Desarrollando esta norma, se publicó en el BOE la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

En la Ley de emprendedores se indicaba:

“1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.”

 En consecuencia a partir del 28 de septiembre de 2013, se introdujo la obligación de presentación telemática de los libros mediante el programa Legalia del Registro Mercantil.

Por lo tanto, a partir de la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores (28 de septiembre de 2013) se establece la obligación de legalización de libros de forma telemática:

- el periodo máximo será de cuatro meses posteriores al cierre (podrá hacerse antes). Si el ejercicio se cierra el 31 de diciembre, fecha limite 30 de abril de 2015.

- la legalización telemática del libro de actas es voluntaria

- la legalización telemática de libros se realizará mediante el programa Legalia en el Registro Mercantil (www.registradores.org, opción “Presentación telemática de cuentas y libros”) y

- es necesario disponer de un certificado digital para realizar la legalización telemática.

A pesar de que en el art. 18 de la Ley 14/2013 de 28 de septiembre, de apoyo a los emprendedores en su artículo 18 obliga a la presentación de los libros de forma telemática a partir del día siguiente de su publicación (29 de septiembre de 2013), no se han modificado los arts. 332 y 333 del Reglamento del Registro Mercantil que sigue contemplando la presentación de libros en blanco y con hojas encuadernadas. Como no existe una regulación transitoria ni un plazo de adaptación, de momento no hay una posición uniforme en todos los Registros Mercantiles y cada uno de ellos cada está aplicando sus propios criterios para implementar esta obligación. En cualquier caso, parece ser que a partir de 2015 no se admitirá a legalización ningún libro que no sea de forma telemática.

Para ello, hay que disponer de los correspondientes certificados para la solicitud de presentación.

En este sentido, la regulación definitiva de presentación de la legalización de libros de forma telemática, se ha realizado mediante la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. (BOE 16-2-2015). En la misma se indica:

 

1.      será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.

 2.      todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico. La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

3.     No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.

4.     Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.

5.     Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.

6.     Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

 7.     Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 28.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad”.

En resumen: Si el cierre del ejercicio se produjo el 31 de diciembre de 2014, tendremos:
- Tres meses desde el cierre para formular las Cuentas Anuales por parte de los Administradores: 31 de marzo de 2015.
- Cuatro meses desde el cierre para legalizar los libros con la contabilidad del cierre de 2014 incorporada: 30 de abril de 2014.
- La legalización de los libros se realizará obligatoriamente de forma telemática, mediante el programa Legalia.
- Los libros que obligatoriamente hay que legalizar son: Diario e Inventario y Cuentas Anuales, libro de Actas y registro de socios.

Sin embargo, me acaban de comentar que en algunos Registros, como el Registro Mercantil de Madrid, permite la presentación en papel o cd, si se solicitas expresamente mediante escrito justificando que existe justa causa de imposibilidad manifiesta para la presentación por vía telemática.

 

Un saludo cordial para todos.

Gregorio Labatut Serer

Director de los próximos eventos organizados por la Fundación Universidad Empresa. ADEIT de la Universidad de Valencia.

La Fundación Universidad Empresa ADEIT de la Universidad de Valencia, va a organizar los siguientes eventos online:

 Jornada presencial:

- Jornada presencial: 8 de abril de 2015. Novedades en el nuevo impuesto sobre el valor añadido. Homologada por el ICAC como formación obligatoria auditores del ROAC. 3 horas. http://cort.as/QKCq

Cursos online:

-          Curso sobre Normas Internacionales de Información Financiera. Online. Homologado por el ICAC como formación obligatoria de auditores de cuentas. 8 horas de formación.

http://av.adeituv.es/av/info/index.php?codigo=jornada-niif

Videoconferencias:

-videoconferencia el día 16 de abril sobre las modificaciones producidas en el IVA de 2015. http://av.adeituv.es/av/info/index.php?codigo=videoconferencia1507

Las videoconferencias se podrán visionar en cualquier momento y hacer consultas durante los 10 días siguientes.

 

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